Pracownicy na L4 to zmora pracodawców.

Wywiad Prezesa TSP dla PulsHR

Działy HR to nie tylko rekrutacja, selekcja, zatrudnianie i naliczanie płac. Dzisiaj to „developerzy” rozwiązań personalnych pracujący w systemie „solving problems best solutions” (...)

„Nieustannie rosną nam koszty personalne, mimo, iż działalność prowadzimy na stabilnym poziomie”, „Ryzyko kar finansowych w umowach związane z nieterminową realizacją zadania utrudnia rozwój naszej firmy, bo obawiamy się podpisywania takich kontraktów”, „Na organizację zastępstw kadrowych na stanowiskach pracy tracę nieraz pół dnia pracy” - zapewne w blisko 10-letniej działalności przywołane powyżej wypowiedzi przedsiębiorców są panu znane?

Mariusz Kręc, prezes firmy TSP Instytut: - Tak, oczywiście. W wielu przypadkach powodem takich problemów są nieobecności pracowników, które dezorganizują pracę, szczególnie, jeżeli zdarzają się często i są nieprzewidziane przez pracodawcę. Firmy w różny sposób radzą sobie wówczas z realizacją zleceń w okresie wysokiej absencji. Często wprowadzają nadgodziny czy dodatkowe zmiany, zdarza się – jeżeli rodzaj prac na to pozwala - wynajmują pracowników z agencji zatrudnienia. Za każdym razem jednak wiąże się to z dodatkowymi kosztami po stronie pracodawcy np. rekrutacją, kosztami przyuczenia pracownika na zastępstwo, wypłatą nadgodzin, kosztami obniżonej wydajności czy zleceniem pracy na zewnątrz. Nie jest tajemnicą, iż nie zawsze pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim ze względu na stan zdrowia. To jest największą udręką pracodawców. Mając tego pełną świadomość wspieramy firmy we wdrażaniu rozwiązań, które ograniczają nadużycia, obniżają absencją chorobową, zwiększają zaangażowanie pracowników i powodują, iż zwiększa się lojalność wobec pracodawcy.

Co ma pan na myśli mówiąc o rozwiązaniach zwiększających zaangażowanie pracowników w działalność firmy? Skąd firmy mają wiedzieć, czy i kiedy warto je wdrożyć?

Świadomość biznesowa specjalistów i menedżerów z działów HR jest bardzo wysoka. Coraz więcej firm posiada narzędzia, aby monitorować ile wynosi absencja chorobowa netto, brutto, krótko i długoterminowa w firmie. Działy HR to nie tylko rekrutacja, selekcja, zatrudnienie i naliczenie płac. Dzisiaj to „developerzy” rozwiązań personalnych pracujący w systemie „solving problems best solutions”, gdzie spływają wszystkie problemy personalne i oczekuje się natychmiastowych rozwiązań. Rynek pracy jest bardzo dynamiczny i wymaga ciągłego doskonalenia procesów. Jednym z wielu wyzwań jest m.in. niski poziom absencji chorobowej. Największą wątpliwość, jaką posiadają menedżerowie HR, jest wiedza, czy w określonej branży wskaźnik absencji chorobowej jest na odpowiednim poziomie. Na pierwszym spotkaniu roboczym analizujemy wysokość wskaźnika absencji odnosząc go do wielu zmiennych tj., branży, pory roku, czy lokalizacji firmy w określonym otoczeniu biznesowym. Ważne, aby odnieść się do rynkowej wartości absencji chorobowej netto. Wykonujemy analizy, lub tylko porządkujemy wartości, które są w systemie kadrowo-płacowym. Wynikiem działań jest pełna informacja zarządcza i nasze rekomendacje, czy oraz jakie działania warto podjąć. Decyzja zawsze należy do firmy, my rekomendujemy działania opierając się na naszych doświadczeniach. Firmy, które decydują się na współpracę, analizujemy w drugim etapie bardziej szczegółowo. Kolejnym krokiem jest przygotowanie firmy do wypracowania określonych działań, dostarczając odpowiednie narzędzia, które obejmują na przykład: strategię komunikacji, czy wyposażenie kadry w odpowiednie umiejętności. Określone części przedsięwzięcia bierzemy na siebie i uczestniczymy w realizacji. Zależy nam na tym, aby działania, które znajdują zastosowanie w określonym czasie trwania projektu przyniosły docelowo wymierne korzyści personalne, zdrowotne, procesowe, prawne i oczywiście finansowe.

Jak długo trwają takie projekty i kiedy można spodziewać się efektów w postaci obniżonej absencji chorobowej?

Zdajemy sobie sprawę, że każdej firmie zależy na szybkich i trwałych efektach. Wdrażane modele, w zależności od potrzeb i oczekiwanych efektów są w różnym stopniu zaawansowane. Staramy się skutecznie wdrażać programy, które mają na celu obniżenie absencji, nie są akcyjne tylko przynoszą efekty długoterminowe, wówczas pewne „nawyki” w firmie pozostają na stałe jako realizacja elementu strategii personalnej. Na przykład kontrole zwolnień lekarskich przez ZUS czy pracodawcę traktujemy jako działanie akcyjne. Nie jesteśmy raczej zwolennikami wdrażania programów motywacyjnych, które wynagradzają pracowników za przychodzenie do pracy. Indywidualnie podchodzimy do każdego projektu, ponieważ zdajemy sobie sprawę, że nie ma uniwersalnych metod, czy narzędzi, które za każdym razem gwarantują sukces. Wieloletnie doświadczenie umożliwiło nam zebranie sprawdzonych core rozwiązań i pewien „szkielet”, który każdorazowo możemy w pewnym stopniu zaadaptować pod potrzeby i specyfikę firmy. Dzięki temu mamy od razu podstawę do rozmów i skraca się czas trwania przedsięwzięcia Charakter projektów jest wielowymiarowy i zaczyna się od wskazania odpowiednich zapisów w dokumentach w firmie obowiązujących wszystkich pracowników, weryfikacji wystawianych druków zwolnień lekarskich, kontroli zwolnień mających na celu ustalenie, czy pracownik nie wykorzystuje zwolnienia w sposób niezgodny z jego przeznaczeniem, pozafinansowe systemy motywacyjne, poprawę ergonomii stanowisk pracy i dokumentowaną komunikację z pracownikami, która umożliwia monitorowanie przyczyn absencji oraz powoduje ograniczenia nadużyciom. Cały proces obejmuje kilkanaście etapów. Najczęściej rekomendujemy firmom współdziałanie na wybranych 4-5 poziomach. Efekty działań w postaci obniżonej absencji chorobowej są widoczne często już po zakomunikowaniu i uruchomieniu programu, natomiast rekomendujemy dodatkowe działania, w celu uzyskania efektów, które utrzymają się długoterminowo.

Czy to oznacza, że po dokonanej analizie czasami nie podejmuje się żadnych działań?

Jeżeli po dokonanej analizie okazuje się, że poziom absencji wynosi wartość rynkową, a firma akceptuje taki wskaźnik, to uczciwie o tym mówimy. Znamy firmy, które mają bardzo niski poziom absencji chorobowej i pomaga im w tym np. silna marka, dobrze prowadzone działania employer branding, czy lokalizacja w jakiej się znajdują. Nie prowadzimy żadnych działań zmierzających do obniżenia absencji chorobowej.

Ale to utrata zlecenia i klienta...

Traktujemy to bardziej w kategorii wykonania rzetelnej i wiarygodnej analizy. Projekt wdrażany „na siłę” skończy się pewnym rozczarowaniem klienta, bo wskaźnik absencji nie zostanie obniżony. Opinie naszych klientów są dla nas bardzo ważne, bo dzięki nim jesteśmy polecani kolejnym partnerom biznesowym. Nasz portfel zleceń rośnie dzięki „marketingowi szeptanemu”. Skupiamy się na rzetelnej polityce informacyjnej. Z każdym projektem zdobywamy nowe doświadczenie. Kilka przykładów można znaleźć na naszej stronie internetowej. Każda firma, która nie jest pewna czy problem z poziomem absencji chorobowej ją dotyczy może się do nas zgłosić. Pomożemy wspólnie ocenić sytuację i wypracować optymalnie rozwiązania.

Jaki rodzaj wdrażanych rozwiązań trwa najdłużej?

Najdłużej trwają przedsięwzięcia, w których planowane jest przeniesienie części przedsiębiorstwa do innej lokalizacji, którego jednym z wielu wytycznych jest właśnie obniżenie poziomu absencji chorobowej. Obecnie jesteśmy na etapie opracowywania kilku analiz opłacalności przeniesienia części biznesu do innej części kraju, gdzie rynek będzie bardziej „przyjazny” pracodawcy. Analiza zawiera kluczowe informacje pozwalające odpowiedzieć na pytanie, czy warto przenieść część obszaru biznesowego, czy pozostać w obecnym miejscu, głównie ze względu na zabezpieczenie zasobów personalnych, lokalowych, komunikacyjnych, oraz otoczenia biznesowego. W realizowanych projektach tego typu lokalizacje, które zostały wytypowane do przeniesienia pozwoliły m.in. na utrzymanie absencji na założonym poziomie lub znacznym jej obniżeniu.

Z jakimi kosztami musi liczyć się pracodawca podejmując współpracę z TSP Insytut?

Pewnie odpowiem przewidywalnie, że to zależy od zakresu współpracy. Pracujmy z klientami bardzo indywidualnie. Od decyzji firmy zależy, czy pracujemy na stałe realizując określone działania, czy akcyjnie świadcząc wybrane usługi. Wartość projektu wynika z zaangażowanych nakładów pracy. W przypadku, gdy klient decyduje się na usługi doradcze, które mogą obejmować „poustawianie” procesu, dostarczenie narzędzi i przygotowanie posiadanej w firmie kadry do realizacji programu obniżania absencji, wartość projektu jest stosunkowo niższa. Natomiast większe koszty wiążą się w przypadku firm, które decydują się na dywersyfikację zatrudnienia w danym miejscu i potrzebują identyfikacji procesów pod outsourcing danego obszaru, zabezpieczenia personelu w nowej lokalizacji, czy utworzenia start-upu. Różnorodne usługi są dostosowywane do zdefiniowanych w firmie wyzwań. Jak widać, wycena zależy od wielu aspektów występujących w firmie, które musimy uwzględnić przy każdym nowym projekcie. Chciałbym tylko podkreślić, że klienci płacą tylko za podjęte przez as działania. Nie ma żadnych opłat ryczałtowych za gotowość.

Co jest decydujące, jeżeli chodzi o uzyskanie efektu w postaci obniżenia poziomu absencji chorobowej?

Czasami wystarczająca jest konsekwencja w rzetelnym prowadzeniu działań określonymi i wdrożonymi narzędziami, a czasami trzeba m.in. poprawić ergonomię stanowiska pracy. Ważne, aby monitorować postęp wdrożonego programu i podejmować działania adekwatnie do sytuacji. Rekomendujemy czasami uruchomienie pilotażu rozwiązań np. na jednym wydziale, gdzie zdiagnozowano najwyższą absencję, by móc po tym okresie ewentualnie zmodyfikować proces i wdrożyć rozwiązania w całej firmie. W projektach tego typu chodzi głównie o oszczędności finansowe, więc jeżeli jest to możliwe sięgamy do narzędzi, które w swoim założeniu nie generują niepotrzebnych kosztów.

Jakie są pana najtrudniejsze doświadczenia z firmami z dotychczasowej współpracy przy temacie obniżania absencji chorobowej?

Często słyszymy w firmach, że problem wysokiej absencji chorobowej to problem działu personalnego. Dobrze wiemy, że odpowiedzialność w tym obszarze ponosi również kadra zarządzająca, która odpowiada za realizację celów poprzez zespół, którym zarządza. Nieobecności w pracy w znacznym stopniu utrudniają realizację zadań i postawionych celów, których menedżerowie czasami nie rozumieją, a zdarza się, że to bezpośredni przełożeni przyczyniają się do absencji pracowników, gdyż np. brakuje im umiejętności zarządzania ludźmi, nieumiejętnie delegują zadania, czy niewłaściwie budują swój autorytet. Trudne są projekty narzucane przez zarząd czy dział HR, gdzie kadra kierownicza, która ma realizować działania zmierzające do obniżenia poziomu absencji nie ma przekonania i nie utożsamia się z wyzwaniem. Twardy wskaźnik finansowy przemawia natomiast do wszystkich. Dlatego trzeba kadrę kierowniczą wdrażać w uzasadnienia projektów i prezentować ile firmę kosztują absencje chorobowe i ile potrzeba, aby zaoszczędzić np. 60 proc. tej kwoty, którą można przeznaczyć na inny cel np. poprawę ergonomii stanowisk pracy